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陳詩(shī)吟[1]
中國(guó)檢驗(yàn)認(rèn)證集團(tuán)福建有限公司
摘要：食品安全小組是食品安全管理（HACCP）體系建設(shè)中的核心部門(mén)，本文結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)實(shí)踐管理模式，探討了如何建立和管理食品安全小組團(tuán)隊(duì)，使之能實(shí)現(xiàn)其對(duì)食品安全管理體系應(yīng)有的支撐作用。
關(guān)鍵詞：食品安全小組 食品安全管理（HACCP）體系 QC小組 溝通 持續(xù)改進(jìn)
食品安全管理（HACCP）體系在中國(guó)的推廣已有多年，作者作為一名食品安全管理體系審核員，在多年的審核活動(dòng)中見(jiàn)證了中國(guó)企業(yè)在食品安全管理領(lǐng)域上的耕耘和成長(zhǎng)，也調(diào)查了不少企業(yè)食品安全小組的活動(dòng)現(xiàn)狀。結(jié)合企業(yè)的管理實(shí)踐，以及審核活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，作者探討了構(gòu)建食品安全管理小組和開(kāi)展小組活動(dòng)的管理要求，以促進(jìn)組織食品安全管理體系的動(dòng)態(tài)發(fā)展和持續(xù)改進(jìn)。
1．食品安全小組的概念
“食品安全小組”是ISO22000:2005《食品安全管理體系 總要求》中明確提出要求建立的一個(gè)特有的管理機(jī)構(gòu)，依據(jù)ISO22000的要求，食品安全小組的職責(zé)至少包括了：
批準(zhǔn)前提方案；
實(shí)施危害分析；
策劃和實(shí)施對(duì)控制措施和（或）控制措施組合進(jìn)行確認(rèn)所需的過(guò)程；
驗(yàn)證和改進(jìn)食品安全管理體系；
評(píng)價(jià)食品安全管理體系；
確保食品安全管理體系的更新
由此可知，食品安全小組的作用主要是在食品安全小組組長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，保證食品安全管理體系的動(dòng)態(tài)有效運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展，因此，如何管理食品安全小組，使之有效開(kāi)展活動(dòng)，是組織建立和保持食品安全管理體系的首要任務(wù)。
2．目前食品安全小組的活動(dòng)現(xiàn)狀
目前在企業(yè)的食品安全管理實(shí)踐中，食品安全小組的活動(dòng)情況不盡人意，普遍存在以下2個(gè)特點(diǎn)：
a) 成員象征性：不少企業(yè)的食品安全小組成員，通常由公司副總及各部門(mén)負(fù)責(zé)人構(gòu)成，表面上是滿足標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于“食品安全小組應(yīng)具備多學(xué)科的知識(shí)和建立與實(shí)施食品安全管理體系的經(jīng)驗(yàn)”的要求，而實(shí)際上是將列入食品安全小組成員，作為一種榮譽(yù)和地位的象征，從而導(dǎo)致了不少成員既不具備食品安全學(xué)科的知識(shí)，也不參與實(shí)際的食品安全管理和實(shí)施工作，小組成員無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有職責(zé)。
這樣的直接后果是造成部分小組成員缺乏食品安全方面的敏感意識(shí)和一線信息來(lái)源，在各種內(nèi)、外部變化發(fā)生后，無(wú)法及時(shí)地將各種有價(jià)值的信息傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)，直接導(dǎo)致了后續(xù)可能的更新活動(dòng)和應(yīng)急活動(dòng)的開(kāi)展。
b) 活動(dòng)隱形化：食品安全小組在體系建立之初，承擔(dān)著策劃管理體系、實(shí)施危害分析、確認(rèn)控制措施組合等重要責(zé)任，因此，小組活動(dòng)頻繁，小組成員互動(dòng)良好。而在食品安全管理體系建立后的實(shí)施運(yùn)行階段，食品安全小組由于沒(méi)有具體的策劃任務(wù)，往往不再主動(dòng)開(kāi)展任何活動(dòng)，進(jìn)入休眠狀態(tài)，或?qū)⑿〗M活動(dòng)與公司的部門(mén)例會(huì)、培訓(xùn)活動(dòng)融為一體。食品安全小組人員沒(méi)有渠道系統(tǒng)地對(duì)現(xiàn)有體系中的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效分析，導(dǎo)致改進(jìn)乏力。
因此我們常常看到不少的企業(yè)HACCP計(jì)劃，OPRP文件等自體系建立完成后，多年來(lái)一成不變，而實(shí)際操作與文件要求漸行漸遠(yuǎn)，最終導(dǎo)致體系運(yùn)行的脫節(jié)。
3．食品安全小組的良好管理要求
如何讓食品安全小組有效地開(kāi)展各項(xiàng)工作，成功擔(dān)負(fù)起應(yīng)有的責(zé)任呢？應(yīng)從人員和活動(dòng)兩方面進(jìn)行綜合考量，既需要準(zhǔn)確選擇適宜的食品安全小組成員，又需要通過(guò)建立良好的溝通模式，創(chuàng)建多樣化的活動(dòng)機(jī)制等多方式來(lái)促進(jìn)食品安全小組有效地開(kāi)展活動(dòng)。
3.1 合理選擇食品安全小組成員
3.1.1成員人選的選擇：應(yīng)選擇真正懂產(chǎn)品、有技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)的不同領(lǐng)域的人員來(lái)組成，例如，品控、生產(chǎn)制造、工程、研發(fā)等，使食品安全小組成為一個(gè)“技術(shù)管理型”團(tuán)隊(duì)。那些未直接參與公司食品安全管理工作，又缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景的人員不宜參加。此外，食品安全小組可以聘請(qǐng)外部專(zhuān)家共同參與，但是，食品安全小組組長(zhǎng)應(yīng)有組織內(nèi)部人員擔(dān)任，并能夠確實(shí)起到領(lǐng)導(dǎo)和管理食品安全小組的作用。
3.1.2人數(shù)及組織架構(gòu)：一般食品安全小組成員人數(shù)控制在4~6名，過(guò)多的小組成員，不利于有效開(kāi)展溝通，并會(huì)導(dǎo)致部分小組成員在活動(dòng)中成為“靜默者”，無(wú)法發(fā)揮作用；過(guò)少成員，則可能導(dǎo)致影響信息收集和體系更新的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。而針對(duì)不同的組織，其食品安全小組的組織架構(gòu)，也不一定是單一的“組長(zhǎng)+組員”模式，可以建立多種模式來(lái)實(shí)現(xiàn)。
例如，對(duì)于產(chǎn)品多樣化的體系，可以考慮建立各自產(chǎn)品的食品安全分小組，并指定食品安全分組長(zhǎng)開(kāi)展日常管理，而通過(guò)一個(gè)食品安全小組組長(zhǎng)來(lái)協(xié)調(diào)相關(guān)活動(dòng)。如下圖:
對(duì)于組織機(jī)構(gòu)或生產(chǎn)流程復(fù)雜的體系，則可以考慮建立食品安全管理小組和食品安全執(zhí)行小組2個(gè)層級(jí)的架構(gòu)，管理小組成員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)不同部門(mén)之間的信息；而執(zhí)行小組（一般為生產(chǎn)和品管部門(mén)）則負(fù)責(zé)收集來(lái)自包括生產(chǎn)流程和品質(zhì)控制過(guò)程的具體細(xì)節(jié)信息，這樣可以滿足來(lái)自縱向和橫向溝通信息的需求。如下圖:
發(fā)揮食品安全小組組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)作用
GB/T22004-2007《食品安全管理體系GB/T22000-2006的應(yīng)用指南》5.5 強(qiáng)調(diào)食品安全小組組長(zhǎng)是每個(gè)組織食品安全管理體系的核心，這同樣適用于食品安全小組的活動(dòng)。有些企業(yè)負(fù)責(zé)人將自己任命為食品安全小組組長(zhǎng)，從形式上突出食品安全的重要性；但由于日常經(jīng)營(yíng)事務(wù)繁忙，無(wú)暇組織和參與，反而阻礙了小組的正常活動(dòng)。因此，在食品安全小組組長(zhǎng)人員的選擇上，既要考慮其領(lǐng)導(dǎo)地位，也要考慮其管理功能和技術(shù)背景。
作為食品安全小組的領(lǐng)導(dǎo)者，小組組長(zhǎng)應(yīng)至少保障發(fā)揮以下幾方面的作用：
主動(dòng)組織小組成員開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)，以推動(dòng)成員的積極性；
培訓(xùn)和發(fā)展小組成員的知識(shí)和技能，以保障成員職責(zé)的有效發(fā)揮；
確保各項(xiàng)資源、信息和知識(shí)的獲得，為小組活動(dòng)構(gòu)建活動(dòng)平臺(tái)
創(chuàng)造一個(gè)公開(kāi)和可信賴(lài)的環(huán)境，以確保溝通的充分性
協(xié)調(diào)食品安全管理體系的所有任務(wù)，從而落實(shí)小組活動(dòng)的結(jié)果。
建立良好的溝通模式
溝通交流是食品安全小組成立的主要目的之一。建立良好的溝通模式，以確保食品安全小組成員及時(shí)獲取來(lái)自組織內(nèi)外和體系運(yùn)行中涉及的各種信息，是保障食品安全小組發(fā)揮其作用的開(kāi)端。
建立良好的溝通模式，有兩個(gè)關(guān)鍵的內(nèi)容，一是“溝通什么”，二是“怎么溝通”，
“溝通什么”： 與食品安全管理相關(guān)的信息千絲萬(wàn)縷，在ISO22000:2005《食品安全管理體系總要求》5.6.2內(nèi)部溝通中，提到了13個(gè)需要關(guān)注的信息，這是溝通的主要內(nèi)容。但食品安全小組在日常運(yùn)作中往往由于職責(zé)不明或意識(shí)不強(qiáng)，容易遺忘或忽略。因此組織可以建立一個(gè)《變更識(shí)別指南》，針對(duì)每個(gè)食品安全小組成員的崗位和技術(shù)背景，指導(dǎo)其應(yīng)關(guān)注的可能變更的重點(diǎn)事項(xiàng)，并及時(shí)進(jìn)行溝通。以下是《變更識(shí)別指南》的部分示例：
《變更識(shí)別指南》示例
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小組成員姓名：XXX
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負(fù)責(zé)區(qū)域：工程設(shè)施
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5.6.2 條款
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需要關(guān)注的信息
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C)生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)備
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是否有生產(chǎn)系統(tǒng)、設(shè)備的改造和升級(jí)？
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是否有生產(chǎn)設(shè)備的維修，尤其是可能涉及到影響加工溫度、時(shí)間和壓力的維修；或者是與食品直接接觸部件的維修？
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監(jiān)視、測(cè)量設(shè)備檢定結(jié)果是否有異常？
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生產(chǎn)系統(tǒng)或設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)結(jié)論是否有異常？
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潤(rùn)滑或使用藥品是否有變更？
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D）生產(chǎn)場(chǎng)所，設(shè)備位置，周邊環(huán)境
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設(shè)備位置是否有變更？
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是否有基礎(chǔ)設(shè)施或生產(chǎn)場(chǎng)所的修繕？
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G) 人員資格
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基礎(chǔ)設(shè)施和關(guān)鍵設(shè)備維護(hù)人員是否有變更？
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H)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求；
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是否有與生產(chǎn)設(shè)備有關(guān)的法規(guī)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的更新？
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M)影響食品安全的其他條件
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是否有設(shè)備設(shè)施的緊急事件發(fā)生 ？緊急事件的處置措施如何？是否有制定對(duì)應(yīng)的措施？
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“怎么溝通”：溝通的方法多種多樣，開(kāi)會(huì)、記錄、文件甚至于使用網(wǎng)絡(luò)，都可以實(shí)現(xiàn)溝通，而如何實(shí)現(xiàn)“有效果的溝通”，則需要考慮以下幾個(gè)方面：
a)明確的溝通指向性：由于食品安全小組的溝通活動(dòng)是“技術(shù)和實(shí)踐管理”層面上，目的在于全面識(shí)別、系統(tǒng)分析來(lái)自體系內(nèi)外各種變更的信息，進(jìn)而對(duì)前提方案、操作性前提方案、HACCP計(jì)劃，乃至體系進(jìn)行變更或改進(jìn)，因此這類(lèi)溝通不同于企業(yè)日常的工作會(huì)議，在形式上，食品安全小組溝通活動(dòng)應(yīng)獨(dú)立開(kāi)展，不宜和其他日常交流的活動(dòng)混為一談。
b)適度的文件化：由于食品安全小組日常的溝通活動(dòng)是不連續(xù)的，而各種活動(dòng)之間又具有關(guān)聯(lián)性，因此，應(yīng)將每次溝通的關(guān)鍵信息和溝通結(jié)果進(jìn)行記錄保持，有助于后續(xù)活動(dòng)的開(kāi)展。
c)溝通的充分性：溝通的目的在于充分發(fā)揮小組成員的多學(xué)科的知識(shí)，和多角度的經(jīng)驗(yàn)，因此摒除“靜默者”，讓所有的食品安全小組成員暢所欲言，成了溝通成敗的一個(gè)關(guān)鍵。這就需要食品安全小組組長(zhǎng)充分發(fā)揮協(xié)調(diào)功能，摒除部門(mén)利益、性格差異等因素的不利影響，構(gòu)建良好的溝通氛圍。
創(chuàng)建多樣化的活動(dòng)機(jī)制
企業(yè)在建立和實(shí)施食品安全管理體系的實(shí)踐中，不僅可通過(guò)“食品安全小組”這一特殊的管理平臺(tái)，開(kāi)展食品安全管理體系日常的更新、確認(rèn)和驗(yàn)證等活動(dòng)，同時(shí)，還應(yīng)創(chuàng)建多樣化的活動(dòng)機(jī)制，使“食品安全小組”發(fā)揮更多的技術(shù)和管理作用。不同企業(yè)，依據(jù)人員能力、體系成熟度等，可開(kāi)展的活動(dòng)各有不同。
“過(guò)程評(píng)審制” ：所謂“過(guò)程評(píng)審”是指，食品安全小組，以過(guò)程為單位，對(duì)組織現(xiàn)有的管理和生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)地評(píng)審，以系統(tǒng)評(píng)估現(xiàn)有過(guò)程運(yùn)作模式的適宜性和有效性，進(jìn)而識(shí)別體系更新和改進(jìn)的需求。
食品安全管理體系雖然建立了內(nèi)部審核和管理評(píng)審的機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)對(duì)體系的適宜性、符合性和有效性進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)審，但，內(nèi)部審核為了保證審核的獨(dú)立性，往往選擇非同部門(mén)人員來(lái)進(jìn)行審核，犧牲了審核所應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)性；同時(shí)，內(nèi)審?fù)ǔＲ圆块T(mén)為受審核主體，割裂了管理活動(dòng)流程的完整性；而管理評(píng)審的有效性，又常受制于評(píng)審輸入的不完整和評(píng)審活動(dòng)的不充分，在實(shí)踐中存在著發(fā)揮效用不足的弊端。
組織可以考慮通過(guò)建立“過(guò)程評(píng)審制”來(lái)進(jìn)行補(bǔ)充，即以食品安全小組為一個(gè)評(píng)審主體，對(duì)單個(gè)管理或生產(chǎn)過(guò)程，結(jié)合實(shí)踐情況和文件逐個(gè)進(jìn)行評(píng)價(jià)分析。這種活動(dòng)機(jī)制，一方面，可以促進(jìn)小組成員對(duì)其他流程的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，從而認(rèn)識(shí)體系全貌進(jìn)而，促進(jìn)彼此的溝通；另一方面，通過(guò)過(guò)程評(píng)審，可充分評(píng)估部門(mén)與部門(mén)、流程與流程之間的銜接情況，實(shí)際管理活動(dòng)和文件規(guī)范之間的融合程度，從而尋找薄弱環(huán)節(jié)，及早采取適宜的預(yù)防措施，避免問(wèn)題的產(chǎn)生。“過(guò)程評(píng)審制”一般一年只進(jìn)行1次即可，除非組織有重大的變更。
“項(xiàng)目實(shí)施制” ：即組織可以引進(jìn)“QC小組活動(dòng)”的模式，引導(dǎo)食品安全小組確定相關(guān)管理課題，在設(shè)定目標(biāo)的基礎(chǔ)上，開(kāi)展原因分析、活動(dòng)策劃等系列活動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)改進(jìn)活動(dòng)。這樣的活動(dòng)機(jī)制，可以有效地使食品安全小組由被動(dòng)的食品安全信息收集者，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的體系改進(jìn)推動(dòng)者。
食品安全小組，是食品安全管理體系運(yùn)作的基礎(chǔ)平臺(tái)。依據(jù)食品安全小組的管理要求，建立食品安全小組團(tuán)隊(duì)，可以保持食品安全小組的活力，進(jìn)而形成推動(dòng)食品安全建設(shè)的強(qiáng)大動(dòng)力，跨出管理體系動(dòng)態(tài)發(fā)展的第一步，從而帶動(dòng)各部門(mén)和員工，準(zhǔn)確地開(kāi)展各項(xiàng)工作，使食品安全管理體系保持持續(xù)的運(yùn)作狀態(tài)。