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檢測樣品的接收、流轉、貯存、處置以及檢測樣品的識別等各個環節對實施有效的質量控制至關重要。管理檢測樣品可以確保檢測樣品的代表性、有效性和完整性，從而保證檢測結果的準確度。
一、管理檢測樣品需做到這8個方面
1. 樣品的采集：
樣品應具有代表性。以樣品的結果說明總體的情況，對總體作出結論。采樣遵循如下原則：
1.1 代表性：
采樣時應特別注意克服和消除各種因素的影響，使樣品最大限度地接近總體情況，保證樣品對總體有充分的代表性 。
1.2 可獲性：
某些情況下，樣品可能不具備代表性，而是由其可獲性所決定。
1.3 公證性：
采樣必須保證公正，由具有資格的人員（接受過采樣培訓且考核合格的人員）進行。必要時在現場與受檢單位陪同人員一起簽封，并做好現場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表，雙方簽字確認。
2.樣品的接收
2.1 填寫委托書
無論抽檢還是送檢樣品首先應由委托方填寫“樣品檢驗委托書，一般委托書一式二份，一份留檢驗機構存檔，一份交委托方作為領取報告憑證”。
2.2 審核委托書
接收人員應審核樣品檢驗委托書填寫是否規范，是否有空項，手續是否齊備，資料是否完整，標準引用是否正確、適宜。
2.3 核查樣品
樣品應與“樣品檢驗委托書”填寫內容一致。樣品包裝應完好，如不完好應有文字記錄。送檢樣品數量應符合檢驗、復驗、仲裁的要求，如送檢樣品僅為檢驗樣品應有文字說明。
2.4 正式受理
樣品接收人員在“樣品檢驗委托書”上簽字并承諾出具報告日期。
3.樣品的編號
為保證檢驗樣品溯源 ，原則上一份樣品給予一個唯一性編號（CNAS的要求是避免混淆，并不是要唯一性編號，當然唯一性編號肯定也滿足要求）。
對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他的適合實驗室的編號）。為保證樣品編號的唯一性，一般由樣品接收部門負責統一編制，或者有LIMS的實驗室可以由系統生成。
4.樣品的識別
樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗狀態(未檢、在檢 、檢畢 、留樣)標識 。對檢畢樣品應有“檢畢”、“合格”、“不合格”標識。對于多個包裝的同一樣品應在樣品受理編號后面加橫杠和數字加以細分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責將樣品的識別標簽逐一貼在樣品上。
5.樣品的流轉
樣品受理后，由承辦人根據客戶“樣品檢驗委托書中的要求，向檢測部門（人員）下達“樣品檢驗交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應核查樣品狀況并在“樣品檢驗交接單”上簽收認可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應分別存放。檢測員領取樣品作試驗時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉和檢測過程中應加以防護，避免受到非檢測性損壞或丟失。
6.分包樣品的管理
對外提供給分包實驗室的樣品，在交付前應檢查樣品完好性，交付分包實驗室的樣品應有對方接收憑證。分包管理部門應做好分包樣品的登記工作。分包方應有保護樣品完整性的措施，做好樣品的標記和保管。
7.樣品的貯存、保管
樣品貯存、保管應設有專門的樣品窒并配備合適的設施；
樣品室由樣品管理員專人負責，限制出入；
樣品貯存環境應安全，無腐蝕，清潔干燥且通風良好，有溫濕度監控；
對要求在特殊環境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環境條件，環境條件應定期加以記錄；
留樣應按照規定數量、品種執行，以備復檢、仲裁用；
腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應隔離存放，做出明顯標記；
樣品管理員要對留樣樣品認真進行驗收登記，不同性質的樣品分類保存。
8.樣品的處理
報告發出后留樣樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間，對超標樣品和特殊樣品如有必要可重點延長留樣期，檢畢樣品處理分以下幾種處理方式：
8.1 客戶要求領回的樣品，在留樣期滿后，客戶可領回。客戶領回樣品時，領樣員需憑“樣品檢驗委托書”到樣品室，由樣品管理員辦理退樣手續。
8.2 客戶需提前(留樣期內)領回樣品時，應在樣品檢驗委托書上簽注“對本檢測報告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續；
8.3 對留樣期已過的客戶委托處理樣品，應按客戶填寫的要求處理；
8.4 必須監護處理的樣品，樣品管理員必須按規定辦法監護處理，防止污染環境及造成危害，監護處理應有記錄。
二、樣品管理過程中不可忽視的幾個小細節
1.檢測樣品流轉：
1.1 樣品管理員對接收的所有委托送檢樣品應做好記錄，按照檢測要求將送檢樣品交給相關檢測室，辦理好交接手續；
1.2 檢測人員對送檢樣品進行核對交接，按照要求進行制樣；
1.3 檢測人員在檢測樣品試畢后，應將試畢檢測樣品放在試樣已檢區；
2.檢測樣品的貯存：
“試畢”試樣及客戶有特殊要求的剩余送檢檢測樣品最后交樣品管理員“留存”保管。
3.檢測樣品的處置：
3.1 試畢檢測樣品的試樣，留樣期不少于國家有關法律、法規所規定的期限。
3.2 對無特殊要求的剩余送檢樣品留樣期不超過報告申訴期。
3.3 公司內部常規例行委托檢測的檢測樣品無特殊要求時留樣期為1星期。
4.檢測樣品的保密與安全：
4.1 嚴格按照與客戶簽訂協議或有關規定進行檢測樣品的檢測、儲存與處置 ，嚴格執行保密管理規定，對客戶的檢測樣品、技術資料及有關信息負有保密責任。
4.2 對有特殊要求的檢測樣品，應做出相應安排，包括檢測樣品接收、流轉、貯存、處置及技術資料的管理，采取安全防護措施，保證檢測樣品的完好及機密性。
三.檢驗機構樣品室要怎樣管理才規范
1.樣品管理員的職責：
1.1 樣品管理員必須保證樣品室的清潔、整齊、美觀，確保在最有效的時間內查找所需樣品。
1.2 未經允許，無關人員不得隨意進出樣品室，樣品管理員有權拒絕無關人員進出樣品室。
1.3 樣品管理員有權監督進出樣品室人員的活動。
1.4 未經樣品管理員的同意，其他人不得將樣品帶入或帶出樣品室。
1.5 樣品管理員必須對樣品室發生的一切異常狀況負責，發現異常必須及時向領導匯報。
2.一般規定：
2.1 每天清理樣品室，保證樣品室的清潔、整齊、有序。
2.2 新到樣品時，必須檢驗樣品的完好性，及時入庫并貼標、拍照、排放（或收藏）、入帳。
2.3 保證每款樣品標簽完整，標明貨號及顏色（標簽貼于鞋底）。將樣品用數碼像機拍照，存入電腦（圖片以樣品的貨號命名），以廠家、日期為分類標準。
2.4 出、入庫一定要有單據，雙方簽字后樣品方可出、入庫，樣品去向要落實到人。
3.出庫管理：
3.1 樣品裝箱出庫前，樣品管理員應確保樣品的完好性，決不能有不良樣品流出至客戶手中。杜絕樣品上帶有原廠家商標、電話、地址、金額等資料，否則視情節輕重扣發崗位津貼。
3.2 樣品管理員接到樣品出庫通知時，填寫出庫單，領樣人、樣品管理員簽字后方可出庫。
3.3 任何樣品出庫或外借，不得損壞，如有毀損，樣品管理員有權申請要求賠償。
4.入庫管理：
4.1 新到樣品時，按到貨單認真驗貨，必須檢驗樣品的完好性。及時入庫并貼標、拍照、入帳、排放或收藏。
4.2 入箱存放的樣品，要做好保護，填紙、裝袋后裝箱，箱上標明數量，品名及廠家后有序排放入庫（以廠家名為裝箱標準）。
4.3 定期整理樣品室，挑出長期不用、已破損或一款相同數只的樣品報批作廢。
4.4 可配成對的鞋子單獨裝箱，跨年度的成對鞋報批處理。
4.5 樣品架上的樣品要按廠家、類型、材質的順序擺放，用吊牌標清，定期整理樣品架，長期不用、重復的樣品裝箱備查。
4.6 定期盤點（每月27日），盈虧要究責（按財務實際核算金額按比例賠付）。
5.罰責：
5.1 樣品室的門、燈、空調等未關，發現一次扣罰責任人5元。
5.2 未經允許，樣品管理員私自外借樣品或樣品資料，一經發現將視情節嚴重扣罰當月崗位津貼。
5.3 因樣品管理員工作失誤，導致不良樣品流入客戶手中，全數扣除當月崗位津貼。
5.4 廠家、工廠的貨號、價格、電話號碼、商標或標簽等信息出現在樣品上，致使客人獲得以上資料，將視為樣品管理員的工作失職，相應扣罰當月崗位津貼。
5.5 樣品丟失或樣品管理員不明樣品的去向，樣品管理員需原價賠償。
四.小結
樣品管理是實驗室管理過程中的重要內容，是保證檢測數據真實可靠和溯源的重要依據，需要嚴格管理。樣品管理工作瑣碎，注重細節，需要耐心對待，在長期工作中不斷總結經驗，才能更有效的提高樣品管理的效率和水平。
